Planificar un esdeveniment per a la vostra organització és estressant i requereix molt de temps. Estar ben organitzat pot ajudar a alleujar l'estrès i estalviar temps. Un aspecte important a tenir en compte a l'hora de planificar és la invitació. La invitació notificarà a la gent el proper esdeveniment i els demanarà que hi assisteixin. Sovint és la primera vegada que escolten l'esdeveniment, per la qual cosa és important cobrir tots els detalls de la invitació.
Elements bàsics de la invitació
Els elements bàsics a incloure a la invitació són:
- Organització que acull l'esdeveniment
- Data
- Temps
- Lloc
- Informació de contacte RSVP
- Preu per assistir a l'esdeveniment
També és important enviar la invitació de manera oportuna. Això vol dir almenys sis a vuit setmanes abans de l'esdeveniment. Això dóna temps als convidats per respondre i planificar en conseqüència.
Escriure invitacions per a una recaptació de fons
Escollir la redacció adequada pot marcar el to de la vostra recaptació de fons i notificar als convidats la formalitat de l'esdeveniment i què haurien d'esperar.
Directrius d'invitació
Algunes pautes a tenir en compte a l'hora d'escriure la invitació inclouen:
- Assegureu-vos d'indicar clarament qui es beneficiarà de l'esdeveniment.
- Inclou informació específica sobre l'esdeveniment, com ara si es servirà el sopar o si hi haurà una barra d'efectiu.
- Assegureu-vos d'esmentar la formalitat de l'esdeveniment. Si l'esdeveniment és un afer formal, esmenta que és corbata negra perquè els convidats coneguin el codi de vestimenta.
- Doneu sempre la informació de contacte per si els convidats tenen alguna pregunta.
- Si l'esdeveniment és en un lloc desconegut, considereu incloure instruccions a la invitació.
Altres consideracions
Algunes altres coses a tenir en compte a l'hora d'escriure una invitació són:
- Tema:Tria un tema i incorpora-lo a la invitació. Per exemple, si l'esdeveniment és una sortida de golf, utilitzeu un tema de golf per a la invitació.
- RSVP: Incloeu sempre una targeta de resposta perquè els convidats la tornin. La targeta ha de tenir un lloc per escriure el nom del convidat juntament amb qualsevol forma de pagament si cal.
- Sigues únic: Si hi ha alguna cosa única per al teu esdeveniment, indica'l a la invitació per atraure convidats. Per exemple, es pot esmentar una subhasta silenciosa o en directe o si hi ha entreteniment especial.
Mostra de text d'invitació
Hi ha infinites maneres de redactar una invitació per a una recaptació de fons. Podeu utilitzar les mostres següents com a guia per escriure la vostra pròpia invitació:
Mostra 1
Dinar de barret anual
Si us plau, uneix-te a nos altres per dinar a la tarda
A la ubicació
A la data i a l'hora
El dinar es servirà a les 13:00h. amb vi de cortesia
S'atorgaran premis al millor barret
Aparcador de cotxes
La donació de $50 beneficiarà l'organització
Mostra 2
Esteu convidat al Nom de l'esdeveniment
Data
Ubicació
6:00 p.m. Còctels i aperitius
Cash Bar
7:30 p.m. sopar
Subasta en viu i silenciosa
Corbata negra apreciada
Beneficiant ABC
Atreu els convidats a assistir al teu esdeveniment
Recordeu que la invitació és sovint el primer que veuran els convidats per avisar-los del vostre esdeveniment. Assegureu-vos de prendre el temps per triar acuradament la invitació i redactar-la d'una manera clara que doni als convidats informació específica sobre què esperar. Quan creeu invitacions per a una recaptació de fons, tingueu sempre en compte el to que voleu establir per al vostre esdeveniment i reflectiu-ho a la vostra redacció. Sigues tan creatiu com vulguis per atraure els convidats a assistir al teu esdeveniment de recaptació de fons i donar suport a la teva causa.
