Cada situació de tancament de negoci té detalls diferents. El tipus de negoci dictarà quines accions haureu de fer vos altres, els vostres clients o proveïdors abans que el negoci tanqui definitivament. Per elaborar una carta personalitzada que s'ajusti a les vostres necessitats, comenceu amb una carta de mostra i adapteu la redacció per reflectir els detalls de la vostra situació particular.
Plantilles de cartes de tancament de negoci
Si esteu gestionant el procés de tancament d'un negoci, pot ser que envieu cartes als vostres clients i proveïdors. Aquí es proporcionen cartes d'exemple per a aquests públics. Podeu accedir a cada plantilla fent clic a la imatge corresponent. Cada plantilla és un document PDF personalitzable que es pot desar i imprimir segons sigui necessari. Consulteu aquesta guia d'imprimibles per obtenir ajuda per treballar amb els documents.
Notificació al client
Aquesta plantilla està dissenyada per ser enviada als clients per fer-los saber que una empresa està tancant. És especialment important enviar aquest tipus de carta si els clients necessiten recollir articles a la vostra ubicació o fer algun altre tipus d'acció abans que l'empresa deixi de funcionar.
Notificació del proveïdor
Utilitzeu aquesta carta per notificar als proveïdors que la vostra organització deixarà d'operar, assegurant-vos de proporcionar un avís suficient per permetre la facturació final del compte, el pagament i la resolució de qualsevol assumpte pendent.
Raons per escriure una carta de tancament empresarial
Un cop prenguis la decisió de tancar el teu negoci, no és recomanable només penjar un rètol de "tancat" a la teva porta. El millor és anunciar el tancament als vostres clients i proveïdors amb una carta formal. Han estat actors clau en les vostres activitats empresarials comprant els vostres productes i serveis i, en el cas dels proveïdors, oferint-vos productes i serveis que van ser fonamentals per al vostre negoci. Com a un dels vostres actes finals d'atenció al client, haureu d'advertir-los per endavant que la vostra empresa ja no estarà disponible.
La carta de tancament comercial és una excel·lent manera de posar fi professionalment a la vostra relació comercial actual i d'explicar les accions que han de prendre els vostres clients i proveïdors. L'enviament d'aquest tipus de cartes demostra un esforç de bona fe per comunicar-se i donar cabuda a aquells amb qui la vostra organització ha fet negocis. També pot ajudar a garantir que tots els assumptes es gestionen abans del tancament, la qual cosa pot ajudar a evitar possibles problemes legals en el futur.
Temps de notificació de tancament
No hi ha cap regla estricta sobre quan cal enviar per correu una carta de tancament de negoci. La data real del correu dependrà de diversos factors.
Clients
Voleu que els vostres clients especials sàpiguen sobre el tancament de la vostra empresa, no a través de rumors o descobrint una porta tancada sense previ avís. Tenir un avís reforça als teus clients que creus que són especials i els dóna l'oportunitat de realitzar les transaccions comercials finals necessàries amb tu.
En general, considereu enviar per correu una carta de notificació de tancament o incloure una còpia de la carta a la seva factura mensual com a mínim 30 dies abans de la data de tancament. Una empresa de serveis, com ara una tintoreria o un taller de reparació, haurà de donar temps suficient als clients per entrar i recollir les seves pertinences. Probablement, un negoci minorista voldrà deixar molt de temps per a una venda per reduir el seu inventari, i la carta de tancament del negoci es publicarà abans que comenci la venda.
Proveïdors
En general, és millor informar els proveïdors de la vostra intenció de tancar almenys 60 dies abans de la data final d'operació. Això donarà temps suficient perquè els comptes es puguin liquidar i tancar.
Consideració especial per a plans futurs
Si ven un negoci i planeja obrir un negoci nou relacionat immediatament després, és possible que vulgueu minimitzar el temps entre els dos. Per exemple, podeu decidir suspendre l'enviament de la carta de tancament de l'empresa fins just abans de la data de tancament si ven la vostra franquícia de neteja i obre el vostre propi servei de neteja.
Què cal comunicar a la vostra carta
Els objectius clau d'una carta de tancament d'empresa són expressar clarament els detalls del tancament de l'empresa i agrair sincerament al lector el seu negoci o servei. Aquestes cartes no necessiten ser llargues per ser efectives. La carta hauria de:
- Indiqueu al lector la data de tancament del negoci
- Informeu el lector sobre qualsevol cosa que hagi de fer (com ara recollir la seva tintoreria, pagar la seva factura pendent o venir a la venda per sortir del negoci)
- Digues al lector a on dirigir les seves preguntes
- Gràcies al client o proveïdor pel seu negoci
La carta no ha de donar un motiu pel qual es tanca el negoci. Si el motiu és una bona notícia, com ara la jubilació del propietari, podeu decidir incloure el motiu a la carta. En cas contrari, normalment el millor és concentrar la carta en temes importants per al lector, com ara què ha de fer i quan.
Mantenir la relació
Sempre es prefereix deixar una relació comercial amb una nota positiva. Fins i tot si no penseu tornar a veure o treballar amb una persona, el millor és ser útil, positiu i sincer a les cartes de tancament de negocis. La vostra professionalitat us facilitarà tancar el negoci i us pot donar un avantatge si els vostres plans de negoci futurs us porten a treballar amb aquestes mateixes persones en el futur.
