Quan un empleat t'avisa que dimiteix, pot ser difícil saber què dir. Sovint, els directius es prenen per sorpresa quan un empleat renuncia, per la qual cosa és important que estiguin preparats per respondre adequadament quan un empleat entrega una carta de renúncia o declara que deixa la seva feina.
Què dir quan un empleat dimiteix
No hi ha una única manera correcta de respondre quan algú deixa la seva feina. En molts aspectes, el que hauríeu de dir variarà en funció de les especificitats de la situació i de les polítiques i procediments de la vostra empresa. Passi el que passi, és important respondre d'una manera civil i professional.
Opcions de resposta inicial
Quan un empleat us digui que dimiteix, estigueu preparat per respondre a la seva declaració immediatament, d'una manera tranquil·la i tranquil·la. Alguns exemples de respostes inicials adequades són:
- Em sap greu escoltar-ho.
- Gràcies per avisar-me.
- Em sorprèn saber que te'n vas.
No digueu res que es pugui interpretar com a negatiu, crític o despectiu. Abstenir-se de reaccionar d'una manera que indiqui que està prenent la decisió de la persona de renunciar personalment.
Demanar un avís per escrit
La majoria de les empreses requereixen una carta de renúncia escrita. Si l'empleat no té una carta, sol·liciteu-ne una després de la vostra declaració inicial. El millor és rebre un avís per escrit en el moment que l'empleat us digui que marxarà. Es pot escriure a mà, enviar-vos per correu electrònic o escriure i imprimir-lo ràpidament. Una carta de renúncia només ha de tenir la data, una declaració que l'empleat opta per dimitir i el que l'individu espera que sigui el seu darrer dia de treball.
Per sol·licitar una carta de renúncia escrita podeu dir:
- M'alegro que m'ho hagis dit, tot i que la política de l'empresa requereix una carta de renúncia escrita. En tens un preparat?
- Si no teniu una carta de renúncia, elaborem-ne una ara. Aquí teniu un bloc de notes que podeu utilitzar.
- HR us demanarà una còpia de la vostra carta de renúncia. Veig que tens el teu telèfon amb tu. Obtindreu el vostre correu electrònic i només escriureu una nota ràpida confirmant la nostra conversa i me'l enviareu?
Esteu preparat per respondre a les preguntes, inclosa la quantitat d'avís que espera l'empresa quan un empleat dimiteixi. Consulteu el manual de l'empleat de l'empresa per obtenir una resposta definitiva si no esteu segur.
Acceptar la renúncia
Llevat que hi hagi un contracte vigent que prohibeix que l'empleat pugui dimitir, feu-li saber que accepteu la seva renúncia. Digueu-los que vos altres o un representant de recursos humans us posareu en contacte per finalitzar els detalls de la seva sortida de l'organització un cop hàgiu passat pels canals adequats.
Preguntes de seguiment
És possible que vulgueu fer algunes preguntes per intentar entendre per què l'individu ha decidit marxar. Alguns exemples de preguntes que serien adequades inclouen:
- Estiries disposat a compartir què et va portar a dimitir?
- Va passar alguna cosa concreta que us va fer decidir marxar?
- T'importaria compartir què penses fer després un cop hagi acabat el teu temps aquí?
No empenyeu l'empleat per obtenir respostes. Un empleat no està obligat a dir-li a l'empresari per què renuncia o què té previst fer a continuació. No feu massa preguntes, tampoc. Si un empleat sembla reticent a compartir, deixeu-ho en pau. És probable que algú de l'equip de recursos humans faci preguntes similars durant l'entrevista de sortida de l'individu.
Desitjar-los bé
Tanqueu la conversa educadament expressant agraïment i desitjant-los el millor. Per exemple:
- Gràcies pel vostre esforç durant el temps que heu estat aquí. Els millors desitjos d'èxit continuat.
- Gràcies per fer-me'n saber personalment. Agraeixo la vostra consideració i us desitjo el millor.
- Et trobaràs a f altar. Els millors desitjos de gran èxit en qualsevol carrera professional que segueixis.
Avançar més enllà de la renúncia d'un empleat
Un cop acceptada la renúncia d'un empleat, serà el moment de centrar-se en la transició. Involucreu el personal adequat per gestionar la documentació i els procediments de terminació, inclosos els recursos humans i l'equip de tecnologia de la informació. S'haurà de començar la recerca d'un substitut i caldrà notificar a altres empleats. Fer front a la renúncia d'un bon empleat no és una cosa que cap directiu vulgui afrontar. Estar preparat per afrontar aquesta eventualitat us equiparà per processar la renúncia d'un empleat amb professionalitat i gràcia.
