El formulari W-9 de l'Internal Revenue Service (IRS) es titula "Sol·licitud de número d'identificació fiscal i certificació". Aquest document de l'IRS està dissenyat per recopilar informació fiscal bàsica de determinats contribuents, que poden ser particulars o empreses.
Propòsit del formulari W-9
En primer lloc, un W-9 proporciona a una empresa informació bàsica sobre els contribuents amb qui fa negocis. Els permet informar de l'import pagat al contribuent pels serveis prestats a l'IRS. Els ciutadans dels Estats Units i les persones estrangeres residents, les corporacions, els fideïcomisos i altres tipus d'entitats empresarials que no tinguin impostos retinguts dels seus guanys han de completar un W-9, mentre que els estrangers no residents o les persones estrangeres completarien el formulari W-8.
Si un contribuent no omple i torna el W-9 o proporciona un número d'identificació del contribuent (TIN) incorrecte o incomplet, els fons pagats al contribuent poden estar subjectes a retenció de seguretat. En aquesta situació, l'empresa retindria el 28% dels ingressos deguts al contribuent i enviaria la part retinguda a l'IRS. Aquesta és la manera de l'agència federal d'assegurar-se que es paguen els impostos corresponents, fins i tot si el contribuent no està correctament identificat.
Quan calen els W-9?
Una empresa ha d'obtenir un W-9 de qualsevol persona o empresa per a la qual haurà de presentar una declaració d'informació a l'IRS. Per exemple, una empresa que contracta un contractista independent per dissenyar el nou lloc web de l'empresa probablement haurà de presentar un formulari 1099-MISC a l'IRS per informar de quant ha pagat al dissenyador web.
Per presentar un 1099-MISC complet, l'empresa necessita la informació d'identificació del contractista: nom, TIN, adreça, etc. L'empresa haurà de recollir un formulari W-9 del contractista per obtenir aquesta informació. De la mateixa manera, les empreses solen sol·licitar formularis W-9 als proveïdors corporatius perquè tinguin la informació que necessiten per informar de les seves despeses comercials tal com ho requereix l'IRS.
Retenció de registres W-9
Com amb la majoria de documents fiscals, les empreses haurien de conservar còpies de tots els formularis W-9 durant almenys tres anys després de la presentació de la darrera declaració d'impostos rellevant (o la data de venciment de la declaració, si és posterior). A l'exemple anterior, si l'empresa va contractar amb el dissenyador web l'any 2017 i va completar el seu treball abans de finals d'any, l'empresa hauria de conservar el seu formulari W-9 com a mínim fins al 16 d'abril de 2021 (suposant que l'empresa va presentar el seu 2017). declaració d'impostos el 15 d'abril de 2018).
Com omplir un formulari W-9
La W-9 real és força curta i relativament senzilla. Consta de tres parts principals: informació personal, TIN i certificació.
Secció d'informació personal per a particulars
A la línia 1, els contribuents individuals han de proporcionar el seu nom tal com apareix a la seva declaració d'impostos. Tot i que tècnicament són una entitat comercial, els propietaris individuals han d'introduir el seu propi nom legal en aquesta secció.
Els propietaris individuals repeteixen el seu nom a la segona línia, que demana el "Nom de l'empresa o el nom de l'entitat ignorada". Aquí, col·loquen el seu nom complet i les lletres DBA, que significa "fer negocis com", seguit del nom fictici de l'empresa, si n'hi ha. Per exemple, si John Smith fos l'únic propietari de Speedy Plumbing, ompliria la primera línia com a John Smith i la segona com a John Smith DBA Speedy Plumbing.
A continuació, el contribuent marca la casella "Propietari individual/únic", situada a sota de les línies del nom. El contribuent també ha de proporcionar la seva adreça postal a les línies 5 i 6. La informació del client es pot incloure a la part dreta del formulari en aquesta àrea, però no és necessària.
Secció d'informació personal per a empreses
Les empreses o altres entitats han de posar el seu nom legal (exactement tal com apareix a la seva declaració d'impostos) a la línia 1. Si l'empresa també té un nom comercial o DBA, això passa a la línia 2.
A continuació, el contribuent marca la casella que indica com està classificada l'entitat empresarial pel que fa a la seva estructura jurídica. Haureu d'especificar si l'entitat és una corporació C, una corporació S, una associació, una societat de responsabilitat limitada (LLC), etc.
Si l'empresa és una LLC d'un sol membre, marqueu la casella "Propietari individual/únic" en lloc de la casella "LLC". Les LLC que hagin escollit una forma alternativa d'impostos (per exemple, una LLC que hagi optat per tributar com a Corporació S) introduirien el codi de classificació fiscal a l'espai al costat de la casella de selecció de LLC, tal com s'indica al formulari.
L'adreça postal principal de l'entitat s'ha de proporcionar a les línies 5 i 6. També es pot afegir l'adreça del client a l'espai de la dreta de la secció d'adreça postal, però no és obligatori.
Exempcions
La majoria de contribuents deixaran els espais de la línia 4 en blanc. El primer espai de la línia 4 indica que el contribuent està exempt de la retenció de reserva. Els particulars i els propietaris únics gairebé mai no estaran exempts de la retenció de seguretat, però en determinades situacions les corporacions estan exemptes. Els codis i les circumstàncies del beneficiari es mostren a la tercera pàgina del W-9. si compleixes els requisits per a una d'aquestes condicions, col·locaràs el número de codi adequat al primer espai de la línia 4.
La secció FATCA de la línia 4 només s'aplica si envieu el W-9 a una institució financera estrangera i esteu exempt d'informes de la Llei de compliment fiscal de comptes estrangers (FATCA). En aquesta situació, reviseu la llista de codis i motius a la tercera pàgina del formulari W-9 per veure si teniu els requisits i col·loqueu la lletra de codi adequada a l'espai FATCA de la línia 4. En cas de dubte, pregunteu a l'entitat financera que sol·licita el formulari si heu d'omplir o no aquest espai.
Informació del número de compte
L'última línia de la secció d'informació personal fa referència als "números de compte". Aquí, el contribuent enumera tots els comptes que tingui amb l'IRS per pagar impostos o prepagaments per obligacions fiscals anticipades. Aquesta informació és opcional i normalment s'ha de deixar en blanc.
Número d'identificació fiscal (TIN)
La secció TIN s'ha d'emplenar independentment de si el contribuent és una persona física, un únic propietari o una entitat empresarial.
- Les persones posen el seu número de seguretat social a la part dreta del formulari, als espais previstos.
- Els propietaris individuals i les LLC d'un sol membre poden utilitzar el seu número de Seguretat Social o el seu número d'identificació de l'empresari (EIN), tot i que l'IRS prefereix els números de la Seguretat Social.
- Fins i tot si una persona concreta és responsable de l'entitat, altres tipus d'entitats empresarials col·loquen el seu EIN als espais proporcionats.
Secció de certificació
En aquest apartat, el contribuent signa el formulari i certifica que la informació que conté és certa. El fet de no proporcionar o presentar informació falsa amb coneixement de causa sotmet el contribuent a sancions.
Compliment W-9
Tant si sou un contractista independent com si sou una empresa que ofereix serveis a un client o si sou una empresa que contracta persones o entitats empresarials per oferir serveis, els formularis W-9 són fonamentals per al compliment fiscal. Demaneu assessorament professional a un professional fiscal qualificat si teniu circumstàncies especials o no esteu segur de si heu d'omplir o sol·licitar aquest formulari.
