Si bé totes les conferències empresarials inclouen generalment una varietat de ponents que discuteixen temes d'interès per als assistents, els millors esdeveniments incorporen una varietat de diferents tipus d'activitats. Assegureu-vos que el proper esdeveniment que planifiqueu sigui un èxit mitjançant la inclusió d'opcions que agradaran a tots els segments del públic objectiu.
Conferenciants principals
Els ponents principals poden ser un gran atractiu per als assistents a la conferència. Normalment són presentacions de sessions generals, és a dir, no hi ha altres ponents que facin sessions al mateix temps. Els temes solen anar més enllà de la tarifa estàndard de desenvolupament professional, oferint inspiració o coneixements únics. Tot i que els presentadors principals es poden programar en qualsevol moment, sovint es reserven per a la primera i l'última sessió d'una conferència.
Depenent de la mida i el pressupost de l'esdeveniment, alguns grups reserven celebritats o altres persones de gran perfil com a ponents principals. Per exemple, Dan Rather va ser un ponent principal de HR Florida el 2016, i Malala Yousafzai parlarà a la Society for Human Resource Management (SHRM) 2018 Conference & Expo. Les organitzacions més petites solen reservar celebritats locals o ponents motivacionals per a aquestes sessions. Podeu trobar ponents principals a través d'organitzacions com la National Speakers Association o Big Speak.
Sessions grupals
Les sessions grupals són programes educatius que se celebren durant tot el dia en esdeveniments de conferències empresarials. Es programa més d'una sessió al mateix temps, per permetre als assistents triar entre una varietat de temes perquè puguin personalitzar la seva programació en certa mesura. Penseu en la possibilitat de reservar professionals d'èxit en el vostre camp, consultors i formadors del sector, representants d'agències governamentals i altres experts per a les places principals. Penseu en fer una convocatòria de ponents al lloc web de la vostra organització per animar les persones interessades a contribuir a enviar propostes.
A l'hora de programar conferenciants, és important oferir una gran varietat de temes i difondre els temes perquè la gent pugui assistir a programes que agradin als seus interessos. Per exemple, si teniu dos ponents relacionats amb la comptabilitat, programa'ls en diferents moments perquè les persones més interessades en comptabilitat tinguin l'oportunitat d'assistir a tots dos. Oferiu temes molt diferents al mateix temps, com ara màrqueting o atenció al client, de manera que els assistents que no estiguin interessats en la comptabilitat també tinguin molt per triar.
Sessions de pluja d'idees
Un dels majors avantatges d'assistir a conferències és l'oportunitat de conèixer i comunicar-se amb professionals afins. Penseu en reservar temps a l'agenda per a sessions de pluja d'idees específiques sobre temes concrets. Per exemple, podeu bloquejar unes quantes sessions grupals per ser taules rodones sobre temes candents rellevants per als assistents. Alternativament, podeu designar zones d'estar dins del vestíbul del local perquè es destinin a converses d'interès especial en diferents moments del dia. Els assistents interessats a saber més sobre el que pensen els altres sobre els temes designats apreciaran tenir l'oportunitat de participar en alguna cosa com aquesta.
Venda al detall
Les conferències solen incloure botigues minoristes portàtils on els assistents poden comprar articles de marca que ofereix l'associació patrocinadora, com ara samarretes, bolígrafs, carteres i molt més. Aquests punts de venda al detall també solen portar llibres escrits per autors que parlen a l'esdeveniment. Si el vostre grup no pot invertir en una gran quantitat d'inventari, només cal que proporcioneu alguns articles de visualització que els assistents puguin demanar a l'esdeveniment perquè els enviïu a casa o oficina. Probablement els agrairà no haver de portar o empaquetar objectes per endur-se a casa, així que és possible que vengueu encara més d'aquesta manera.
Firma de llibres
Parlant d'autors, és una bona idea programar signatures de llibres per als ponents que han publicat llibres durant l'esdeveniment. En general, és millor allotjar la signatura de llibres d'un autor en particular immediatament després del discurs de l'individu, ja que els assistents que estiguin entusiasmats amb la presentació de l'individu poden anar directament a la signatura per comprar un llibre per haver signat. Això pot ajudar el vostre grup a augmentar les vendes de llibres i també fa que la possibilitat de parlar al vostre esdeveniment sigui especialment atractiva per als autors.
Feria comercial
La majoria de les conferències empresarials inclouen una part de fira comercial, que consisteix a reservar una àrea on venedors i patrocinadors poden instal·lar estands per mostrar els seus productes i serveis a canvi d'una tarifa. Els diners que s'obtenen com a resultat de les tarifes relacionades amb la participació a la fira comercial poden ajudar a cobrir els costos d'organitzar l'esdeveniment global i també ajudar l'organització de planificació a obtenir ingressos per donar suport a les seves operacions.
En algunes conferències, la fira roman oberta tota l'estona, mentre que en d' altres la secció d'estands d'expositors només està disponible per als assistents en els moments en què no s'estan fent sessions. A cada expositor se li assigna un espai d'estand específic on instal·la expositors per promocionar els seus productes i serveis. Assignen membres de l'equip per personalitzar els estands i interactuar amb els assistents. La majoria distribueixen literatura de productes i ofereixen algun tipus de regal (generalment regals promocionals o aperitius), a més de recopilar informació de contacte dels assistents per utilitzar-la amb finalitats de màrqueting en el futur.
Subasta silenciosa
Si la vostra conferència és una gran recaptació de fons per al grup patrocinador o una altra associació, considereu organitzar una subhasta silenciosa. Això implica recollir articles donats per als quals els assistents poden pujar durant un període de temps determinat durant la conferència. Un cop tancades les ofertes, "guanya" el millor postor per a cada article, cosa que significa que comprarà l'article. Els que participen es diverteixen comprant i competint, sobretot si aconsegueixen grans ofertes, i l'organització gaudeix d'un flux d'ingressos addicional de l'esdeveniment.
Aliments: àpats i aperitius
El menjar és una part important de qualsevol esdeveniment de la conferència! És probable que hàgiu de comprar àpats i aperitius al centre de convencions, a l'hotel o a un altre lloc on se celebrarà l'esdeveniment. Hauríeu de planificar un esmorzar lleuger al matí si l'esdeveniment comença a primera hora del dia, un dinar amb plats o bufet i berenars a la tarda. Alguns esdeveniments també inclouen sopars en una o més nits, especialment si hi ha una cerimònia de lliurament de premis o una presentació especial a la nit.
En demanar el menú, assegureu-vos de tenir una gran varietat d'opcions per tenir en compte les restriccions dietètiques especials. Si oferiu seleccions de bufet, assegureu-vos que hi ha opcions per a persones que no poden (o decideixen no) menjar coses com gluten, sucre, blat, fruits secs o carn. També és recomanable tenir opcions disponibles per a aquells que segueixen un estil de vida vegà. Si esteu servint plats, permeteu que els assistents optin per menjars que s'adaptin a la seva manera de menjar. Una manera de fer-ho és incloure una secció al formulari de registre on els participants puguin especificar restriccions dietètiques o fer comandes especials.
Recepció d'inici
Penseu en organitzar una recepció d'inici la primera nit de la conferència centrada a implicar els participants amb l'esdeveniment i promoure els seguidors (venedors i patrocinadors). La idea és acollir un esdeveniment lúdic al qual la gent tindrà moltes ganes d'assistir i que els doni l'oportunitat de socialitzar amb els altres assistents de manera estructurada.
Aquestes recepcions se celebren sovint a la fira comercial i ofereixen als assistents una primera visió dels expositors en un entorn relaxat on se serveixen menjar i begudes. Això crea un avantatge de valor afegit per als venedors i patrocinadors que paguen per tenir estands d'expositors, ja que aquestes recepcions solen comptar amb una bona assistència dels participants de la conferència.
Probablement trobeu un patrocinador per subscriure el cost d'aquest tipus d'esdeveniments a canvi d'una consideració promocional. Si vas a servir alcohol a la recepció, considera donar a cada assistent un nombre determinat de tiquets de beguda perquè puguin obtenir unes quantes begudes sense cap cost. Això ajudarà a controlar el cost i minimitzar altres possibles problemes de responsabilitat. No hi hauria d'haver cap càrrec pel menjar o altres tipus de begudes.
Connexions socials
És una bona idea incorporar maneres informals addicionals perquè els assistents es connectin entre ells i socialitzin d'una manera relaxada. Per exemple, podeu incloure un Tweetup que permeti a la gent connectar-se d'una manera divertida i alhora millorar la presència a les xarxes socials de l'esdeveniment. Seleccioneu un hashtag oficial per a l'esdeveniment perquè els assistents puguin compartir les seves experiències en línia.
També és una bona idea permetre que els assistents s'inscriguin per participar en esdeveniments col·lectius que pagaran ells mateixos, com els àpats en determinats tipus de restaurants, amb ponents o autors el treball dels quals es destaqui a l'esdeveniment., o per veure els llocs d'interès locals. Això és especialment beneficiós per a les persones que no assisteixen amb altres persones que coneixen, ja que els proporciona una manera de conèixer altres assistents i participar en l'àrea local sense haver d'aventurar-se pel seu compte.
Entreteniment
L'entreteniment pot ser una gran característica afegida per a conferències grans, especialment aquelles que s'estén durant diversos dies. Algunes conferències de diversos dies inclouen esdeveniments fora de l'horari, com ara concerts, actuacions d'humor o festes a les quals els participants poden assistir. L'admissió per als assistents s'ha d'incloure a la quota general d'inscripció a l'esdeveniment, tot i que probablement també els hauríeu de permetre comprar entrades addicionals només per a les parts enfocades a l'entreteniment. D'aquesta manera, els viatgers de negocis que porten amics o familiars poden incloure els seus companys de viatge per a aquest tipus d'esdeveniments.
Grups d'entrenament
Pot ser difícil mantenir-se al dia amb la vostra rutina d'entrenament quan sou fora de la ciutat en una conferència. Pot ser útil quan els organitzadors de l'esdeveniment publiquen una programació d'activitats d'exercicis en grup organitzades. Per exemple, podeu familiaritzar un membre del comitè amb la zona local per organitzar caminades o córrer diàries, o reservar una àrea al lloc per oferir classes de fitness en grup a aquells que vulguin participar-hi.
Premis de la porta dels assistents
A la gent li encanta guanyar coses, així que pot ser fantàstic oferir maneres als assistents de registrar-se i guanyar premis durant l'esdeveniment. Podeu incloure premis de la porta proporcionats per l'organització patrocinadora, així com articles aportats pels venedors. Per exemple, alguns grups poden atorgar un gran premi en metàl·lic (finançat per l'organització o un patrocinador), juntament amb premis més petits donats pels expositors de fira comercial.
Molts grups gestionen el procés d'adjudicació de premis de la porta proporcionant als assistents targetes de bingo amb el nom de cada patrocinador o dels primers venedors que es registren i paguen. Els assistents han de visitar els estands especificats per obtenir segells o signatures únics, i després les targetes completades s'introdueixen en un sorteig. Les targetes es treuen a una hora especificada prèviament (normalment al final del dia), i s'atorguen premis als participants que hi assisteixen.
En alguns esdeveniments, els venedors que tenen premis a la porta els atorguen recollint targetes de visita dels assistents o escanejant els codis de barres dels seus distintius.
Premis de la porta de l'expositor
Alguns grups també ofereixen premis a la porta als expositors com una manera de comprometre encara més les persones i les empreses que donen suport econòmic a la conferència. Una opció és dibuixar els noms d'un o dos expositors per rebre espai gratuït per a l'estand de l'esdeveniment de l'any següent. També podeu considerar dibuixar noms dels representants dels venedors per atorgar premis divertits que els agradarà rebre. Ho agrairan i els pot ajudar a instar els seus empresaris a participar l'any vinent!
Avaluacions
És important rebre comentaris dels assistents d'enguany, així com dels venedors i patrocinadors. Proporcioneu una manera perquè tots els implicats omplin un formulari d'avaluació. Podeu distribuir avaluacions en paper a l'esdeveniment o fer un seguiment enviant una enquesta en pocs dies. No importa com demanis comentaris, és important que ho facis! També és important que escolteu! Publiceu els resultats i tingueu en compte els comentaris que tingueu en compte quan comenceu a planificar l'esdeveniment de l'any vinent.
Que tingueu una gran conferència
Si bé aquesta no és una llista completa de tots els tipus d'activitats possibles que es poden incloure en una conferència, és un gran punt de partida. Revisa aquestes idees i anima els altres implicats en la planificació del teu proper esdeveniment a fer el mateix. Utilitzeu el que apreneu per seleccionar algunes activitats i com a punt de partida per pensar en altres idees que poden ajudar a fer que el vostre esdeveniment sigui encara més atractiu per al vostre públic objectiu. Hi ha moltes conferències, per la qual cosa és important prendre mesures per assegurar-se que la teva ofereix oportunitats i recursos de desenvolupament professional valuosos, així com una mica de diversió.
