Mantenir una comunicació efectiva amb els voluntaris és essencial per a l'èxit de totes les organitzacions sense ànim de lucre. Per mantenir els voluntaris amb energia i compromesos amb la seva feina, és important fer-los saber quines són les necessitats de l'organització, expressar l'agraïment pels seus esforços i assegurar-se que entenen com de vitals són les seves contribucions. La comunicació eficaç és un element crucial per construir relacions duradores amb els voluntaris.
Afegiu una secció de voluntaris al vostre lloc web
Afegir una secció específica per a voluntaris al vostre lloc web és una bona manera de comunicar-vos amb els vostres voluntaris actuals i atraure-ne de nous. En configurar i mantenir un centre de comunicació de voluntaris al lloc web del vostre grup, facilitareu que els voluntaris estiguin al dia del que està passant amb l'organització. Assegureu-vos de presentar imatges o vídeos que mostrin voluntaris en acció (amb el seu permís). També podeu publicar coses com ara oportunitats de voluntariat, properes reunions del comitè i altra informació d'interès per als voluntaris. Depenent del sofisticat que sigui el vostre lloc web, és possible que pugueu oferir una manera perquè els voluntaris carreguin documents, facin un seguiment de les seves hores de servei o visualitzin materials de formació.
Coneix els voluntaris mitjançant una enquesta
Una enquesta és una eina de comunicació útil per conèixer els voluntaris i descobrir com els agradaria involucrar-se amb la vostra organització. Penseu a fer una enquesta disponible a través de la secció de voluntaris del vostre lloc web o incloure-la en una plantilla de correu electrònic que s'enviï als nous voluntaris. Només hauria de tenir unes quantes preguntes que us permetran fer-vos una idea de quins tipus d'activitats de voluntariat els agradaria participar i quines habilitats tenen. Feu que algú revisi els resultats i, a continuació, contacteu individualment amb informació sobre comitès o projectes que coincideixin amb els seus interessos. Col·loqueu aquesta informació en una base de dades de voluntaris que es pugui utilitzar en el futur per notificar a la gent quan hi hagi nous projectes disponibles.
Connecteu-vos amb els voluntaris a través de les xarxes socials
Aprofiteu la presència a les xarxes socials de la vostra organització com a eina de comunicació per interactuar amb voluntaris i altres grups d'interès. Animeu els voluntaris a seguir les pàgines de xarxes socials de l'organització i retornar el favor, com ara seguint-los a Twitter o Instagram. Publica fotos i subtítols que destaquin les contribucions dels voluntaris del teu grup, juntament amb enllaços a la cobertura mediàtica del grup. Animeu els voluntaris a interactuar comentant i/o compartint les publicacions de l'organització. Promoure el compromís dels voluntaris amb els esforços generals de comunicació de l'organització mitjançant la creació d'un comitè de xarxes socials per coordinar o ajudar amb les publicacions socials.
Publica un butlletí de voluntariat
Moltes organitzacions sense ànim de lucre envien un butlletí als voluntaris, així com a donants, agències de finançament, fonts de referència de consumidors i altres grups mensualment o trimestralment. Distribuir un butlletí és una manera fantàstica d'informar les parts interessades dels èxits recents del grup benèfic, els projectes actuals i els objectius futurs. També és un excel·lent vehicle per reconèixer les contribucions de voluntaris destacats. Depenent de qui siguin els vostres voluntaris i altres parts interessades, és possible que hàgiu d'imprimir i enviar un butlletí de notícies, o potser us servirà millor un butlletí electrònic. Penseu en convidar les parts interessades a subscriure's a la seva opció de lliurament preferida.
Mantenir un contacte personal un a un
Quan es tracta d'establir relacions amb voluntaris, no hi ha cap substitut per establir contacte personal amb les persones que generosament donen el seu temps i talent a la vostra organització. És recomanable programar periòdicament reunions presencials amb voluntaris que ocupen càrrecs de president o que exerceixen altres funcions clau que permetin que el vostre grup benèfic assoleixi la seva missió. Trucar periòdicament als voluntaris per registrar-se pot ser una manera eficaç de mantenir un contacte individualitzat sense haver de demanar-los que destinin temps per a una discussió o videoconferència formal en persona. El director executiu també podria establir hores de xat quan els voluntaris siguin animats a passar-hi o trucar per a una connexió personal.
Connexió mitjançant reunions del comitè
Les reunions del comitè de voluntaris poden ser essencials per a l'èxit de tot tipus de projectes. Quan s'inicia un nou projecte, és recomanable mantenir una reunió amb els interessats en el voluntariat perquè tinguin l'oportunitat d'aprendre més sobre quins tipus de rols hi ha disponibles i quin temps pot requerir cadascun. Un cop format un comitè, ja sigui per a un projecte especial o per a un grup de treball en curs, les reunions periòdiques continuen sent importants per gestionar el procés i mantenir una comunicació efectiva dels voluntaris. El millor és establir un calendari definit per a les reunions, com ara el tercer dimarts de cada mes, perquè els voluntaris puguin fer plans amb antelació.
Demanar als voluntaris que comparteixin comentaris
La comunicació ha de fluir en els dos sentits. És tan important animar els voluntaris a compartir els seus pensaments i idees amb l'organització i els seus líders com assegurar-se que la informació flueixi als voluntaris. Hi ha moltes maneres de facilitar que els voluntaris proporcionin comentaris o comparteixin suggeriments. Si els voluntaris entren a l'oficina amb regularitat, configureu una bústia de suggeriments. O bé, configureu una adreça de correu electrònic de feedback@ que els voluntaris puguin utilitzar quan vulguin. També és una bona idea prendre l'hàbit de reservar temps perquè la gent comparteixi comentaris i suggeriments sobre les agendes de les reunions. Fins i tot potser voldreu organitzar periòdicament grups focals per explorar i discutir comentaris. El que importa és que sigui fàcil per als voluntaris donar comentaris.
Acollir trobades socials per a voluntaris
Oferir oportunitats als voluntaris per connectar-se entre ells mitjançant reunions socials que no impliquin sol·licituds per donar temps o diners. Penseu en allotjar periòdicament un mesclador només per a voluntaris a la vostra oficina o a casa d'un membre del consell o president del comitè. Convida a tothom que s'hagi ofert voluntari en un període de temps establert. Depenent del pressupost de la vostra organització, podeu oferir un refrigeri o pot ser millor planificar una colla. La clau és oferir una manera perquè les persones que comparteixen interès en la vostra organització es coneguin i comencin a formar vincles. Al cap i a la fi, els vostres voluntaris seran molt més propensos a mantenir-se compromesos amb l'organització si els seus amics també hi participen.
Reconèixer els esforços voluntaris
Assegureu-vos que els voluntaris siguin reconeguts pel paper important que planegen per permetre que la vostra organització compleixi la seva missió o, d'una altra manera, ajudin causes importants. Assegureu-vos que les mencions públiques de l'organització reconeguin els voluntaris en lloc de centrar-vos massa en el director executiu o altres membres del personal. Per exemple, quan busqueu publicitat per a l'organització, dirigiu als membres dels mitjans de comunicació o als blocaires que entrevisten els presidents del comitè o els membres del consell, a més dels empleats. Quan publiquis fotos de les activitats de l'organització, tria imatges amb voluntaris. Quan promocioneu la recaptació de fons d'esdeveniments especials, penseu a enumerar els noms dels membres del comitè a l'anunci.
Expressar formalment agraïment als voluntaris
El reconeixement és important, però també ho és l'apreciació. Assegureu-vos de donar les gràcies als voluntaris, tant cara a cara com a través de notes formals d'agraïment. Penseu en organitzar un esdeveniment d'apreciació de voluntaris almenys una vegada a l'any, com ara un dinar només per a voluntaris o una altra reunió que inclogui un discurs d'apreciació de voluntaris i premis de servei. Proporcioneu plaques o altres premis als voluntaris que hagin fet contribucions especialment significatives al grup o que siguin partidaris des de fa temps. Considereu els premis d'anys de servei per a les fites principals, així com els certificats d'agraïment en paper per a tots els voluntaris.
Utilitzar una varietat d'eines de comunicació de voluntaris
Qualsevol organització que confia en el servei de voluntaris ha de prendre mesures per implicar i retenir aquells que comparteixen el seu temps i talent i per reclutar noves persones per ajudar. No hi ha substitut per mantenir una comunicació eficaç amb els voluntaris. L'ús d'una varietat d'eines de comunicació us ajudarà a crear i implicar un equip fort de voluntaris compromesos amb la vostra organització. A través d'una comunicació efectiva de voluntaris, podreu cultivar relacions sòlides amb persones que probablement es mantindran compromeses amb la vostra entitat benèfica durant molts anys.
