Necessites escriure una carta de sol·licitud de pagament? Si bé posar-se en contacte amb clients i demanar-los que paguin factures vençudes és desagradable, és una cosa que les persones propietaris i gestionades d'empreses sens dubte han de fer de tant en tant. Per utilitzar la plantilla de carta proporcionada aquí, només cal que feu clic a la imatge següent. El document s'obrirà com a fitxer PDF que podeu editar, desar i imprimir segons sigui necessari. Utilitzeu aquesta guia d'imprimibles d'Adobe si necessiteu ajuda sobre com utilitzar aquest document.
Carta de sol·licitud de pagament de l'import del saldo
Utilitzeu aquesta plantilla si necessiteu escriure una carta de sol·licitud de pagament del saldo pendent.
Carta de sol·licitud de pagament anticipat a un client
Utilitzeu aquesta plantilla en una situació en què un client hagi contractat amb vos altres per oferir-vos productes o serveis per als quals es requereix un pagament per avançat.
Carta de sol·licitud d'alliberament de pagament
Utilitzeu aquesta carta de mostra com a punt de partida per sol·licitar l'alliberament d'un pagament que es manté en garantia a l'espera de completar una transacció.
Consells per escriure una carta de sol·licitud de pagament
Tot i que hauríeu d'ajustar la informació de la plantilla perquè coincideixi amb la vostra situació, és important utilitzar un to adequat i assegurar-vos que el document tingui un format professional.
Feu servir un to adequat
Quan s'envia una carta a un client o client sol·licitant el pagament, és essencial comunicar el seu punt de la manera més clara possible mantenint un to positiu i professional. No envieu una primera o segona sol·licitud que sigui tan negativa que el client se senti atacat. Si el to és massa dur, el client pot sentir que no té sentit intentar continuar una relació amb el vostre negoci. Quan això succeeix, hi ha el risc que el client opti per no pagar la factura, ja que no està preocupat per preservar la relació.
Utilitza el format professional
Utilitzeu capçalera de l'empresa i un format estàndard de carta comercial si envieu una carta de sol·licitud de pagament per correu o fax. Depenent dels procediments de correspondència de la vostra empresa, també pot ser acceptable que transmeteu la carta per correu electrònic. Si és així, és millor incloure la lletra al cos del missatge de correu electrònic en lloc d'un fitxer adjunt. No és necessari crear una plantilla de capçalera per a un missatge de correu electrònic, però hauríeu de tancar la comunicació amb la signatura oficial de correu electrònic de la vostra empresa.
Seguiment
Si envieu una carta de sol·licitud de pagament en un compte vençut i no rebeu cap resposta del destinatari en un termini de 30 dies, considereu fer una trucada telefònica de seguiment. Igual que amb la carta, convé mantenir un to positiu. Intenteu parlar directament amb la persona responsable del pagament de la factura i confirmeu la recepció de la carta. Si podeu parlar amb la part responsable, oferiu-vos processar el pagament amb targeta de crèdit per telèfon o en línia. Si no, pregunteu quan podeu esperar rebre el pagament. Anoteu la data i feu un seguiment amb una carta de pagament tardà.
Accions addicionals per a la recollida
Si el pagament no es rep tal com s'ha acordat, haureu d'escalar el compte al següent pas del procediment de la vostra empresa per gestionar els comptes morosos. Si la factura no s'ha pagat durant un període de temps prolongat, el to de les futures cartes de cobrament haurà de ser més ferm, i finalment es lliurarà a una agència de cobrament si cal. Tot i que, certament, hi ha circumstàncies en què s'han d'emprendre accions finals de cobrament, no és aconsellable fer-ho fins que no s'hagi exhaurit totes les vies possibles per resoldre la morositat de manera amistosa. Fins que no estigueu preparat per enviar el compte a cobraments o emprendre accions legals, no mencioneu aquestes accions a la correspondència de sol·licitud de pagament amb persones o empreses els comptes dels quals estiguin vençuts.
