Tradicionalment utilitzat per les empreses, el benchmarking és un procés per avaluar els punts forts d'una organització o departament similar al de la vostra organització sense ànim de lucre i comparar el vostre treball amb el seu. Quan les organitzacions sense ànim de lucre busquen obtenir finançament de subvencions, aquests punts de referència sovint s'utilitzen com a eina per avaluar l'eficiència de l'organització.
Què és un punt de referència?
Un punt de referència és una mesura que mostra el vostre rendiment passat i actual en comparació amb el d'entitats sense ànim de lucre similars i reeixides, normalment en termes financers. Aquesta mesura us permet avaluar els punts forts i febles de la vostra organització com a mitjà per millorar els vostres futurs esforços de programació i recaptació de fons.
Pasos en l'avaluació comparativa
Ja sigui que creeu punts de referència per primera vegada o actualitzeu els actuals, hi ha una sèrie de passos que fan que el procés funcioni sense problemes. Proveu el procés següent.
Formar un equip
Les organitzacions sense ànim de lucre són conegudes per la f alta de personal amb pressupostos ajustats, de manera que haureu de crear un equip d'individus centrats que puguin treballar junts per comparar les vostres finances. L'auditor Andy Maffia suggereix que aquest equip hauria d'incloure tant els que prenen decisions financeres com els afectats per aquestes per obtenir la perspectiva més cohesionada.
Definiu la vostra visió i preguntes futures
Els professionals de la comptabilitat de SKR+CO diuen que definir el que realment necessita mesurar la vostra organització és el primer pas del procés de referència. Centreu-vos en els vostres objectius i missions futures i en els mitjans necessaris per millorar aquests programes. Trieu uns quants punts de referència per començar, especialment les àrees en què penseu centrar-vos en un futur proper.
Les consideracions inclouen les següents:
- Eficiència del programa
- Eficiència en la recaptació de fons
- Reserves o capital fungible
- Ingressos del programa
- Aportacions mitjanes
Escriu els punts de referència
Els bons punts de referència són el marcador d'un finançament sòlid i sostenible. En altres paraules, els donants volen donar a les organitzacions que saben on van i com hi arriben.
Prenguem, per exemple, una organització la missió de la qual és "millorar la vida dels nens de la ciutat fomentant l'alfabetització". Els punts de referència han d'indicar:
- Concretament què farà l'organització per promoure l'alfabetització
- Com l'organització té previst avaluar si té èxit
- Objectius específics i mesurables que no només inclouen un calendari per a quan s'aconseguirà el punt de referència sinó també un mètode d'avaluació
- Com encaixa l'objectiu amb la declaració de missió de l'organització
Un punt de referència deficient podria indicar "El projecte d'alfabetització de la ciutat interior (ICLP) millorarà l'alfabetització treballant amb escoles locals". Aquesta afirmació és vaga i no ofereix informació específica sobre quan i com es millorarà l'alfabetització. Un millor punt de referència en aquest escenari diria que "l'ICLP treballarà per millorar l'alfabetització assegurant-se que totes les aules d'aquest districte tinguin una biblioteca d'almenys 100 llibres en un termini de dos anys mitjançant la celebració de col·leccions de llibres i fires de llibres dues vegades a l'any. Els esdeveniments de recaptació de fons proporcionaran la capital per oferir almenys tres tallers per a professors i oferir mentors a tots els nous professors de primària del districte durant els propers cinc anys."
Recollir dades i comparar
Comenceu recopilant les dades adequades dels informes financers actuals i passats de la vostra agència per a cada punt de referència escollit. Si formeu part d'una organització gran, identifiqueu els departaments o equips amb els ingressos més alts o amb més eficiència en la recaptació de fons i compareu els números dels vostres departaments amb els seus.
Les organitzacions també poden comparar les seves mètriques amb les de les organitzacions amb missions i ingressos similars. Per a això, heu de recollir dades similars d' altres organitzacions com la vostra. El grup Bridgespan suggereix que les visites al lloc web, les entrevistes i els informes anuals són bones maneres de trobar informació d'entitats sense ànim de lucre similars. Sovint podeu trobar formularis fiscals i informes anuals als llocs web de vigilància benèfica. Simplement podeu mirar les dades per comparar-les o invertir en programes informàtics que ofereixin una comparació més científica.
Avaluació de referència
És important tenir en compte no només què vols aconseguir, sinó també com sabràs si has assolit el teu objectiu. La majoria de les organitzacions avaluaran tant internament, entre el seu propi personal, com externament en ocasions. Hi ha diverses maneres d'avaluar els punts de referència d'una organització. Fer venir un assessor financer, una empresa de CPA o un altre professional independent us pot donar opinions noves i objectives i oferir una avaluació més autoritzada. L'avantatge de fer una avaluació regular dins de l'organització és que els membres es troben en una posició única per avaluar per què alguna cosa funciona o no.
Aprèn dels altres
A causa de la manca de recursos i finançament, moltes organitzacions sense ànim de lucre es troben en la posició de confiar en el que ja s'ha fet en lloc de dedicar temps a investigar maneres de millorar. L'anàlisi comparativa ofereix a les organitzacions l'oportunitat de mirar organitzacions sense ànim de lucre similars en un esforç per trobar enfocaments alternatius d'èxit.
