Com les empreses amb ànim de lucre, les organitzacions benèfiques sense ànim de lucre requereixen personal per mantenir la seva organització en funcionament. Tot i que el seu objectiu principal és proporcionar finançament i programació per a poblacions específiques, les organitzacions benèfiques també utilitzen alguns dels seus fons per pagar aquells que mantenen tot legal i organitzat.
Normalització de les despeses administratives de la caritat
Ha estat una norma de llarga data entre la indústria sense ànim de lucre considerar els costos administratius com un punt de referència per a la salut financera de l'organització. Històricament, el nombre màgic era que qualsevol cost inferior al 30 per cent representava una organització benèfica que almenys intentava mantenir la responsabilitat fiscal. Escoles de pensament recents han suggerit que les organitzacions benèfiques més reeixides no es poden jutjar només pels seus costos administratius, sinó que també s'han de valorar per la seva eficàcia i impacte.
Què s'inclou en els costos administratius
Els costos per administrar una organització benèfica s'anomenen costos administratius o de vegades s'anomenen despeses generals. Aquestes despeses es componen de qualsevol cosa necessària perquè l'organització existeixi que no entra en les categories de recaptació de fons, activitats del programa o activitats de membres.
Els costos administratius o de gestió solen incloure:
- Personal de recursos humans i comptabilitat
- Parts dels sous del director i dels empleats
- Tecnologies de la informació dedicades a infraestructures i operacions
- Elaboració d'un informe anual
- Articles d'oficina
- Construcció de serveis públics
- Serveis jurídics
- Despeses de la Junta Directiva
Variació del cost per tipus d'organització
Els diferents tipus d'entitats benèfiques requereixen diferents quantitats de despeses generals, de manera que cadascuna hauria d'apuntar a l'estàndard en el seu camp en lloc d'un percentatge universal per a totes les organitzacions benèfiques. Charity Navigator ofereix un desglossament complet de les finances ideals de l'organització desglossats per tipus d'organització benèfica. En general, els costos administratius inferiors al 15 per cent es consideren els millors, però hi ha variacions, com ara:
- Els museus garanteixen costos més elevats fins a un 17,5 per cent.
- Els rebosts/bancs d'aliments i les organitzacions benèfiques de subministrament humanitari haurien de tenir menys despeses generals amb un límit de costos al voltant del tres per cent.
- Les organitzacions que concedeixen subvencions no haurien de veure costos superiors al set i mig per cent.
Assignació
Cada organització destina part dels sous dels executius i dels empleats als costos administratius. Qualsevol moment que un empleat dediqui a realitzar tasques administratives, en lloc de serveis de programes o recaptació de fons, s'assigna a la categoria de costos administratius. A part dels recursos humans i del personal de comptabilitat, els sous de la majoria dels empleats de caritat no es poden atribuir totalment als costos administratius.
Separació de programes
Les organitzacions amb més d'una categoria de programa, com ara la recerca i l'educació, haurien de separar les despeses administratives per a cada categoria. Això dóna una visió precisa del que es gasta en cada programa específicament.
Preferències del donant
Els donants sovint han sol·licitat que les seves donacions en efectiu anessin directament a la implementació d'un programa. En estudis de la Harvard Business School, els investigadors van trobar que les persones tenen gairebé tres vegades més probabilitats de donar a una organització benèfica que saben que té els seus costos administratius coberts per un donant privat que una on la seva contribució es pot utilitzar per a despeses generals. Els donants han de tenir en compte que els costos administratius existeixen a totes les organitzacions i algunes donacions s'han de fer sense restriccions perquè les organitzacions puguin posar els controls necessaris.
Pros i contres de les despeses administratives
Es pot arribar a diverses conclusions pel que fa a les despeses, però és important posar els costos administratius en perspectiva amb altres punts de referència financers. Mireu les finances en conjunt i feu moltes preguntes a l'equip directiu.
Baixos costos
Els baixos costos administratius poden significar que l'organització està operant molt magra i s'assegura constantment que l'excés es trobi fora del pressupost. També pot significar que l'organització externalitzi la implementació real del programa a altres agències i té poca sobrecàrrega. Una altra hipòtesi encara és que l'agència està funcionant amb menys personal del necessari o amb personal poc format i poc qualificat.
Costos alts
Els costos administratius elevats poden significar que no hi ha prou supervisió en una agència. És possible que les funcions del personal no estiguin clarament definides o que hi hagi diversos membres del personal fent la mateixa feina. També podria significar que l'organització té controls i equilibris per assegurar-se que les operacions diàries compleixen les lleis estatals i federals, així com les recomanacions donades per les organitzacions de control sense ànim de lucre. En casos extrems, aquests costos poden indicar frau o despeses injustificades.
Prioritats i promeses
L'èxit d'una organització benèfica no s'ha de mesurar únicament per la que té els costos administratius i generals més baixos. Quan creeu una organització sense ànim de lucre o en trieu una per fer una donació, tingueu en compte els seus costos i el seu impacte mesurable. Una gran organització benèfica manté les seves prioritats i promeses en línia centrant els esforços en ajudar la seva causa.
